Compliance
Každá společnost stojí na rozhodnutích lidí, kteří v ní pracují. Právní riziko proto nevzniká jen na úrovni vedení, ale i v každodenním provozu — při obchodních jednáních, práci se smlouvami, nakládání s daty, výběru dodavatelů, interním schvalování nebo komunikaci se zákazníky.
Compliance program pomáhá firmě nastavit pravidla tak, aby předcházela protiprávnímu jednání, dokázala včas odhalit rizika a uměla doložit, že jednala odpovědně.
Pomáháme společnostem nastavit compliance systém tak, aby nebyl jen formální dokumentací, ale skutečně použitelným nástrojem řízení rizik.
Co je compliance
Compliance je souborem vnitřních pravidel, postupů a kontrolních mechanismů, které mají zajistit, aby společnost i její zaměstnanci jednali v souladu s právními předpisy, interními pravidly a základními standardy odpovědného podnikání.
V praxi nejde jen o „směrnici do šanonu“. Dobře nastavený compliance program má firmě pomoci:
- předcházet trestněprávním a správním rizikům,
- snížit riziko odpovědnosti právnické osoby,
- nastavit vnitřní pravidla a kontrolní procesy,
- chránit management i společnost,
- posílit důvěru obchodních partnerů,
- lépe reagovat při kontrole nebo incidentu.
Compliance má smysl tehdy, pokud odpovídá skutečnému fungování společnosti.
Analýza rizik ve společnosti
Nejdříve zjišťujeme, kde ve firmě mohou vznikat právní a provozní rizika.
Zaměřujeme se zejména na:
- způsob řízení a rozhodování ve společnosti,
- smluvní vztahy a obchodní procesy,
- vztahy se zaměstnanci a externími spolupracovníky,
- nakládání s daty a důvěrnými informacemi,
- nastavení interních kontrol,
- komunikaci s veřejnými orgány,
- rizika spojená s trestní odpovědností právnických osob,
- rizika v oblasti whistleblowingu a oznamovacích systémů.
Výsledkem není obecný seznam povinností, ale konkrétní mapa rizik a doporučení dalšího postupu.
Nastavení compliance programu
Připravíme compliance program přizpůsobený velikosti, oboru a reálnému provozu Vaší společnosti.
Pomůžeme zejména s:
- nastavením vnitřních pravidel a odpovědností,
- přípravou interních směrnic,
- nastavením kontrolních mechanismů,
- úpravou schvalovacích procesů,
- zavedením pravidel pro zaměstnance a management,
- nastavením postupu při podezření na protiprávní jednání,
- dokumentací kroků, které společnost přijala k prevenci rizik.
Naším cílem je vytvořit systém, který bude praktický, srozumitelný a použitelný v běžném fungování firmy.
Trestní odpovědnost právnických osob
Jednání zaměstnance, člena vedení nebo jiné osoby jednající jménem společnosti může mít dopad i na samotnou právnickou osobu.
Compliance program může být důležitý při posuzování, zda společnost nastavila rozumná preventivní opatření a zda vynaložila úsilí k tomu, aby protiprávnímu jednání zabránila.
Pomáháme firmám zejména s:
- posouzením rizik trestní odpovědnosti právnické osoby,
- nastavením preventivních opatření,
- edukací managementu a zaměstnanců,
- přípravou interních postupů pro rizikové situace,
- reakcí na podezření z protiprávního jednání,
- zastupováním v trestním řízení.
U trestněprávních rizik je důležité nečekat až na problém. Prevence bývá výrazně účinnější než následná obrana.
Whistleblowing a vnitřní oznamovací systém
Pomáháme společnostem nastavit vnitřní oznamovací systém podle zákona o ochraně oznamovatelů.
Zajišťujeme zejména:
- posouzení, zda se na společnost vztahuje povinnost zavést oznamovací systém,
- přípravu interní směrnice,
- nastavení přijímání a vyřizování oznámení,
- úpravu odpovědností příslušných osob,
- nastavení ochrany oznamovatelů,
- školení zaměstnanců a managementu.
Oznamovací systém má být nastaven tak, aby fungoval důvěryhodně, bezpečně a současně chránil společnost před zneužitím.
Interní předpisy a směrnice
Compliance program se opírá o jasná interní pravidla.
Připravujeme a revidujeme zejména:
- etický kodex,
- protikorupční pravidla,
- pravidla pro schvalování smluv a plateb,
- pravidla pro jednání se zákazníky a obchodními partnery,
- pravidla pro přijímání darů a benefitů,
- směrnice pro oznamovací systém,
- pravidla pro práci s důvěrnými informacemi,
- další vnitropodnikové předpisy podle potřeb společnosti.
Směrnice musí být napsané tak, aby jim zaměstnanci rozuměli a vedení je dokázalo skutečně prosazovat.
Revize smluv a obchodních podmínek z pohledu compliance
Compliance se nepromítá jen do interních pravidel, ale také do smluv a obchodních vztahů.
Pomůžeme Vám posoudit:
- zda smlouvy neobsahují riziková ustanovení,
- zda odpovídají interním pravidlům společnosti,
- zda správně upravují odpovědnost smluvních stran,
- zda jsou nastaveny kontrolní a schvalovací procesy,
- zda obchodní podmínky odpovídají pravidlům férového a zákonného podnikání.
Dobře nastavená smluvní dokumentace pomáhá předcházet sporům i regulatorním rizikům.
Školení zaměstnanců a managementu
Compliance funguje jen tehdy, pokud lidé ve firmě vědí, co se od nich očekává.
Připravujeme školení přizpůsobená konkrétní společnosti, oboru a pracovní pozici účastníků.
Školíme zejména:
- management,
- obchodní týmy,
- HR oddělení,
- administrativu,
- zaměstnance pracující s citlivými informacemi,
- osoby zapojené do schvalování smluv nebo plateb.
Cílem školení není zaměstnance zahltit paragrafy, ale vysvětlit jim, jak rozpoznat rizikovou situaci a jak správně postupovat.
Kontroly a komunikace s orgány veřejné moci
Pokud společnost čelí kontrole nebo dotazu ze strany orgánů veřejné moci, je důležité reagovat přesně a srozumitelně.
Pomůžeme Vám:
- připravit podklady,
- vyhodnotit právní rizika,
- nastavit komunikaci s úřady,
- reagovat na výzvy,
- zastupovat společnost ve správním nebo trestním řízení.
V těchto situacích je důležité zachovat přehled, pracovat s fakty a volit promyšlený postup.
Průběžná podpora
Compliance není jednorázový projekt.
Jak se firma vyvíjí, mění se její procesy, lidé, obchodní vztahy i rizika. Proto poskytujeme také průběžnou podporu při aktualizaci compliance programu, revizi interních pravidel, školení zaměstnanců nebo řešení konkrétních situací.
Funkční compliance program musí odpovídat tomu, jak firma skutečně žije.
Jak pracujeme
V oblasti compliance vycházíme z principu:
PFL: Právo. Fakta. Logika.
- Právo – určíme, jaké povinnosti a rizika se na společnost vztahují.
- Fakta – vycházíme z reálného provozu firmy, ne z obecných šablon.
- Logika – navrhujeme pravidla, která jsou použitelná a obhajitelná.
Nechceme vytvářet formální dokumentaci, která skončí v šanonu. Chceme nastavit pravidla, která pomáhají firmě předcházet rizikům a obstát v případě kontroly, incidentu nebo řízení.
Nejste si jistí, zda má Vaše firma compliance nastavené správně? Ozvěte se nám — projdeme Vaše procesy, rizika a navrhneme praktický postup.
FAQ
Co je compliance?
Compliance znamená nastavení pravidel, postupů a kontrol uvnitř společnosti tak, aby firma i její zaměstnanci jednali v souladu s právními předpisy, interními pravidly a základními standardy odpovědného podnikání.
V praxi nejde jen o formální dokumenty. Compliance má pomoci firmě předcházet právním rizikům, odhalit problém včas a doložit, že společnost jednala odpovědně.
K čemu firmě slouží compliance program?
Compliance program pomáhá firmě řídit právní a provozní rizika.
Typicky se týká například:
- jednání zaměstnanců,
- schvalování smluv a plateb,
- vztahů s obchodními partnery,
- ochrany důvěrných informací,
- prevence korupce a podvodů,
- oznamování protiprávního jednání,
- odpovědnosti managementu,
- trestní odpovědnosti právnických osob.
Dobře nastavený compliance program dává firmě jasná pravidla a vedení společnosti lepší kontrolu nad tím, co se uvnitř organizace děje.
Potřebuje compliance program i menší firma?
Často ano.
Compliance není určeno jen pro velké korporace. I menší nebo střední firma může čelit rizikům ze strany zaměstnanců, dodavatelů, obchodních partnerů nebo osob jednajících jejím jménem.
Rozsah compliance programu se ale musí přizpůsobit velikosti a fungování konkrétní společnosti. Menší firma obvykle nepotřebuje rozsáhlý systém, ale měla by mít alespoň základní pravidla, odpovědnosti a kontrolní mechanismy.
Může compliance program ochránit firmu před trestní odpovědností?
Compliance program může být významný při posuzování, zda společnost přijala rozumná preventivní opatření a zda se snažila protiprávnímu jednání zabránit.
Nelze ale automaticky slíbit, že samotná existence compliance programu firmu vždy ochrání. Důležité je, aby program nebyl jen formální, ale aby byl skutečně zavedený, přiměřený rizikům společnosti a prakticky používaný.
Jinak řečeno: rozhodující není pouze to, co má firma napsané v dokumentech, ale i to, zda podle těchto pravidel skutečně postupuje.
Co má obsahovat funkční compliance program?
Záleží na typu společnosti, její velikosti, oboru a rizicích.
Typicky může compliance program zahrnovat:
- analýzu rizik,
- interní směrnice a etický kodex,
- pravidla pro schvalování smluv a plateb,
- protikorupční pravidla,
- pravidla pro jednání se zákazníky a dodavateli,
- vnitřní oznamovací systém,
- postup při podezření na protiprávní jednání,
- školení zaměstnanců a managementu,
- pravidelné kontroly a aktualizace.
Funkční compliance program má být srozumitelný, přiměřený a použitelný v každodenním provozu firmy.
Nestačí stáhnout vzor compliance směrnice z internetu?
Ve většině případů nestačí.
Vzorová směrnice obvykle neodpovídá skutečnému fungování firmy, jejím obchodním procesům, organizační struktuře ani konkrétním rizikům. Formální dokumentace, kterou nikdo nepoužívá, má jen omezenou hodnotu.
Compliance má smysl tehdy, pokud vychází z reality firmy — tedy z toho, kdo rozhoduje, kdo schvaluje smlouvy, kdo pracuje s penězi, kdo komunikuje s klienty a kde mohou vznikat rizika.
Jak probíhá zavedení compliance programu?
Nejdříve je potřeba poznat, jak společnost funguje.
Obvykle postupujeme tak, že:
- zmapujeme hlavní procesy ve firmě,
- identifikujeme riziková místa,
- vyhodnotíme stávající dokumentaci,
- navrhneme potřebné změny,
- připravíme interní pravidla,
- nastavíme odpovědnosti a kontrolní mechanismy,
- proškolíme zaměstnance nebo management.
Cílem není vytvořit co nejvíce dokumentů, ale nastavit systém, který firma dokáže používat.
Co je analýza compliance rizik?
Analýza rizik je první krok k tomu, aby compliance program dával smysl.
Zjišťuje se při ní, kde může ve firmě vzniknout právní problém — například při uzavírání smluv, schvalování plateb, práci s hotovostí, kontaktu s veřejnou správou, zaměstnaneckých vztazích, nakládání s daty nebo spolupráci s externími partnery.
Výsledkem by mělo být jasné vyhodnocení, která rizika jsou pro firmu podstatná a jak je vhodné je řídit.
Co je whistleblowing?
Whistleblowing je oznamování možného protiprávního jednání uvnitř organizace nebo v souvislosti s její činností.
V praxi může jít například o oznámení zaměstnance, spolupracovníka nebo jiné osoby, že ve firmě dochází k jednání, které může být nezákonné, neetické nebo jinak rizikové.
Správně nastavený whistleblowing pomáhá firmě zachytit problém dříve, než přeroste v kontrolu, spor nebo trestní řízení.
Kdy musí firma zavést vnitřní oznamovací systém?
Povinnost zavést vnitřní oznamovací systém se posuzuje podle zákonných pravidel, zejména podle velikosti a typu organizace.
V praxi je vhodné ověřit, zda se tato povinnost vztahuje právě na Vaši společnost. I tam, kde povinnost není jednoznačná nebo bezprostřední, může být oznamovací systém praktickým nástrojem prevence rizik.
Pomůžeme Vám posoudit, zda vnitřní oznamovací systém potřebujete a jak jej správně nastavit.
Co má obsahovat vnitřní oznamovací systém?
Vnitřní oznamovací systém by měl být nastaven tak, aby bylo jasné:
- kdo může oznámení podat,
- jak se oznámení podává,
- kdo oznámení přijímá a řeší,
- jak jsou chráněny údaje oznamovatele,
- jak se oznámení vyhodnocuje,
- jaké lhůty a postupy se použijí,
- jak se dokumentují přijatá opatření.
Systém musí být důvěryhodný a bezpečný. Současně má chránit firmu před chaosem, zneužitím nebo neřízenou komunikací.
Jak compliance souvisí s odpovědností managementu?
Management odpovídá za řízení společnosti a za to, že firma funguje v souladu s právními povinnostmi.
Pokud vedení firmy dlouhodobě přehlíží rizika, nemá nastavená žádná pravidla nebo nereaguje na varovné signály, může to mít dopad nejen na společnost, ale i na osoby ve vedení.
Compliance pomáhá managementu doložit, že firma rizika nepřehlížela a měla nastavený rozumný systém prevence a kontroly.
Je compliance jen otázka trestního práva?
Ne. Trestní odpovědnost právnických osob je důležitá část compliance, ale ne jediná.
Compliance může zahrnovat také:
- pracovněprávní pravidla,
- ochranu osobních údajů,
- smluvní procesy,
- soutěžní pravidla,
- prevenci střetu zájmů,
- interní schvalovací procesy,
- pravidla pro komunikaci s úřady,
- pravidla pro obchodní partnery a dodavatele.
Dobře nastavený compliance program se dívá na firmu jako celek.
Jaký je rozdíl mezi compliance a GDPR?
GDPR se zaměřuje na ochranu osobních údajů.
Compliance je širší systém řízení právních rizik ve firmě. Může zahrnovat i GDPR, ale vedle něj řeší také trestněprávní rizika, interní pravidla, whistleblowing, smluvní procesy, odpovědnost managementu, protikorupční opatření a další oblasti.
Jednoduše řečeno: GDPR je jedna z oblastí, které mohou být součástí compliance programu.
Jak často je potřeba compliance program aktualizovat?
Compliance program by se měl aktualizovat vždy, když se podstatně změní fungování společnosti nebo její rizika.
Typicky například při:
- růstu firmy,
- změně organizační struktury,
- vstupu nového investora,
- změně managementu,
- zavedení nových procesů,
- změně dodavatelů nebo obchodního modelu,
- přijetí nové legislativy,
- zjištění incidentu nebo interního problému.
Compliance není jednorázový projekt. Je to systém, který musí odpovídat aktuálnímu fungování firmy.
Proč je důležité školení zaměstnanců?
Protože i dobře napsaná pravidla nefungují, pokud jim lidé nerozumí.
Zaměstnanci a management musí vědět, jak rozpoznat rizikovou situaci, komu ji oznámit a jak správně postupovat. Školení pomáhá převést compliance z dokumentů do každodenní praxe.
Školení připravujeme podle konkrétní firmy a rolí účastníků — jinak pro management, jinak pro obchodní tým, HR, administrativu nebo osoby zapojené do schvalování smluv a plateb.
Co dělat, když máme podezření na protiprávní jednání ve firmě?
Je důležité jednat rychle, ale ne chaoticky.
Nejdříve je potřeba zjistit základní fakta, zajistit dostupné podklady, určit, kdo má situaci řešit, a zvážit právní rizika. Zároveň je nutné dávat pozor na ochranu osobních údajů, pracovněprávní souvislosti, povinnost mlčenlivosti a případnou komunikaci s orgány veřejné moci.
Pomůžeme Vám nastavit další postup tak, aby byl věcný, obhajitelný a procesně bezpečný.
Pomůžete nám při kontrole nebo komunikaci s úřady?
Ano. Pomáháme firmám při kontrolách, výzvách a komunikaci s orgány veřejné moci.
Zajišťujeme zejména:
- právní posouzení situace,
- přípravu podkladů,
- komunikaci s úřady,
- vyhodnocení rizik,
- zastupování ve správním řízení,
- zastupování v trestním řízení, pokud je to potřeba.
V těchto situacích je důležité zachovat přehled a pracovat s fakty, ne pouze reagovat pod tlakem.
Pomůžete nám zkontrolovat už existující compliance program?
Ano. Pokud už compliance program máte, můžeme posoudit, zda odpovídá aktuálním právním požadavkům i skutečnému fungování firmy.
Zaměříme se zejména na to, zda:
- dokumentace odpovídá reálné praxi,
- pravidla jsou srozumitelná,
- odpovědnosti jsou jasně nastavené,
- existují kontrolní mechanismy,
- zaměstnanci vědí, jak postupovat,
- systém je použitelný při kontrole nebo incidentu.
Cílem není kritizovat dokumentaci, ale zjistit, zda skutečně chrání společnost.
Kolik stojí zavedení compliance programu?
Cena závisí na velikosti společnosti, rozsahu rizik, počtu procesů, množství dokumentace a požadovaném rozsahu školení.
Jinak bude vypadat základní compliance nastavení pro menší společnost a jinak komplexní program pro větší firmu s více úrovněmi řízení.
Na začátku s Vámi projdeme situaci a navrhneme rozsah právní pomoci tak, aby odpovídal skutečným potřebám firmy.
Jak pracujete v oblasti compliance?
Vycházíme z principu:
PFL: Právo. Fakta. Logika.
Nejdříve určíme právní rámec a rizika. Poté pracujeme s tím, jak firma skutečně funguje. Na základě toho navrhujeme pravidla, která jsou srozumitelná, použitelná a obhajitelná.
Compliance nemá být šanon pravidel. Má to být systém, který firmě pomáhá předcházet problémům dřív, než vzniknou.
Nejsem si jistý, jestli naše firma compliance potřebuje. Má smysl se ozvat?
Ano. Právě první posouzení často ukáže, zda firma potřebuje komplexní compliance program, dílčí úpravu interních pravidel, vnitřní oznamovací systém, školení zaměstnanců nebo jen kontrolu konkrétního procesu.
Pokud řešíte odpovědnost firmy, nastavení interních pravidel, whistleblowing, riziko kontroly, podezření na protiprávní jednání nebo odpovědnost managementu, je vhodné situaci právně vyhodnotit včas.